„Zuora Billing und Revenue waren das unverzichtbare finanzielle Rückgrat, das Asana den Übergang von PLG zu Enterprise Sales ermöglicht hat. Damit konnten wir komplexe Monetarisierungsmodelle erschließen und unsere Finanzprozesse für globales Wachstum skalieren.“
— Sid Sanghvi, Leiter Finance Business Applications, Asana
Unternehmen:
Industrie:
Der Kunde
Asana ist eine führende Work-Management-Plattform, die sich auf die Koordination von Mensch und KI konzentriert. Im Bereich der Collaborative Work Management Tools bietet Asana Web- und Mobile-Plattformen, mit denen Teams ihre Arbeit durch Projektmanagement, Aufgabenverteilung, Kommunikation, Berichterstattung und Zielverfolgung organisieren, nachverfolgen und steuern können. Das Unternehmen hat sich zu einer Multi-Produkt-Organisation entwickelt und investiert erheblich in KI-Innovationen wie AI Studio und die Smart Workflow Gallery.
Die Herausforderung
Als Asana einen strategischen Wandel von reinem Product-Led Growth (PLG) hin zu einem hybriden Enterprise-Sales-Modell vollzog, wurde die bestehende Abrechnungsinfrastruktur zu einem entscheidenden Engpass. Das Altsystem, das ursprünglich für einfache, kreditkartenbasierte PLG-Transaktionen konzipiert war, konnte die Komplexität von mehrjährigen Enterprise-Verträgen, gestaffelten Preisen, verbrauchsabhängigen KI-Angeboten und den vielfältigen von Großunternehmen geforderten Zahlungsmethoden nicht bewältigen.
Die Lösung
Asana implementierte Zuora Billing und Revenue, um eine einheitliche, skalierbare Plattform zu schaffen, die sowohl das wachstumsstarke PLG-Geschäftsmodell als auch zunehmend komplexe Unternehmensabschlüsse unterstützt. Die Lösung ermöglichte das nahtlose Management von gemischten sitzplatzbasierten und verbrauchsabhängigen Modellen und stellte gleichzeitig die Einhaltung komplexer Standards zur Umsatzrealisierung sicher.
Die Vorteile
– Schnellere Markteinführung: Die Anzahl neuer Produkt-Tarifpläne wurde von etwa 10–15 pro Jahr auf über 30 gesteigert, mit der Möglichkeit, neue Angebote innerhalb von Wochen statt Monaten einzuführen.
– Verbesserte operative Effizienz: Die Prüfungsbelastung für das Finanzteam wurde um 20–25 % reduziert, wodurch ein strategischer Fokus ermöglicht wurde.
– Gesteigerte Produktivität: Die Produktivität des Revenue- und Billing-Operations-Teams wurde durch Automatisierung erheblich gesteigert.
– Verbesserte Rechnungsgenauigkeit: Die automatisierte Erstellung komplexer Rechnungen beseitigte manuelle Fehler, reduzierte Streitfälle und gewährleistete Datenintegrität im großen Maßstab.
– Gestärkte Compliance: Die automatisierte Umsatzrealisierung wurde verbessert, wodurch Prüfungskosten gesenkt wurden.
– Erhöhte Preisflexibilität: Neue Preismodelle für KI-basierte Verbrauchsangebote konnten in kurzer Zeit eingeführt werden, anstelle von monatelangen manuellen Prozessen.
– Globale Expansionsbereitschaft: Unterstützung für mehrere Länder und Währungen sowie verschiedene Zahlungsmethoden, darunter Kreditkarten, SEPA, Lastschriftverfahren usw., für Unternehmenskunden.
„Die Fähigkeit von Zuora, sitzplatzbasierte und verbrauchsabhängige Abrechnungsmodelle nahtlos zu kombinieren – zusammen mit komplexen mehrjährigen Staffelungen und vielfältigen globalen Zahlungsmethoden – ist absolut essenziell. Es ist speziell für die Anforderungen eines modernen Subscription-Geschäfts konzipiert und verschafft uns die technische Grundlage, unsere Innovationen schnell zu monetarisieren.“
Wenn das Wachstum die Infrastruktur überholt
Die Subscription Economy hat zahlreiche Unternehmen erlebt, die beim Übergang von Product-Led Growth zu Enterprise Sales mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert waren. Für Asana bedeutete diese Entwicklung sowohl die größte Chance als auch die komplexeste operative Herausforderung, die sich auf mehrere Bereiche des Order-to-Cash-(O2C)-Prozesses auswirkte. Das vorherige Abrechnungssystem hatte sich in der PLG-Ära bewährt, wurde jedoch mit zunehmender Komplexität im Enterprise-Geschäft zu einer erheblichen Einschränkung.„Wir versuchten im Grunde, einen quadratischen Pflock in ein rundes Loch zu stecken,“reflektiert Sanghvi.„Die Kombination von sitzplatzbasierten und verbrauchsabhängigen Gebühren auf einer einzigen Rechnung für Unternehmenskunden war ein Albtraum.“Die manuellen Prozesse, die für komplexe Enterprise-Deals erforderlich waren, führten zu mehreren kritischen Engpässen. Mehrjährige Verträge mit Staffelungen und Preisrampen erforderten umfangreiche manuelle Konfiguration und Nachverfolgung. Unternehmenskunden verlangten spezifische Zahlungsmethoden jenseits von Kreditkarten, während Asanas bestehendes System hauptsächlich kartengestützte Transaktionen unterstützte.Auch die Umsatzrealisierung stellte eine erhebliche Herausforderung dar. Die Komplexität von eigenständigen Verkaufspreisen (SSP), Zuweisungen und Compliance-Standards für sowohl sitzplatz- als auch nutzungsbasierte Modelle brachte enorme manuelle Belastungen für das Finanzteam mit sich. Die Situation spitzte sich zu, als fehlerhafte Buchungen von Mehrjahresverträgen zu Problemen bei der Datenqualität führten.Vielleicht am kritischsten war jedoch die mangelnde Agilität bei Preisgestaltung und Packaging, die Asanas Innovationsfähigkeit beeinträchtigte.„Ich erinnere mich an die Zeiten, als wir unsere Preisgestaltung und Produktpakete noch in Tabellenkalkulationen verwaltet haben,“erinnert sich Sanghvi.„Es hat Monate gedauert, bis wir wirklich marktreif waren.“Vor Zuora konnte Asana realistisch gesehen pro Quartal nur 1–2 bedeutende neue Produktpläne oder Preismodelle einführen, wobei jede Markteinführung durchschnittlich 2–3 Monate dauerte. In der sich rasant entwickelnden KI-Landschaft konnte dieser Mangel an Agilität den Unterschied zwischen Marktführerschaft und Marginalisierung ausmachen.„Preisflexibilität ist heute ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, besonders in sich schnell wandelnden Märkten wie KI. Wer Preisgestaltung noch altmodisch über Excel-Tabellen abwickelt, braucht Monate bis zur Markteinführung und bleibt auf der Strecke.“— Sid Sanghvi, Leiter Finance Business Applications, Asana
Aufbau einer unternehmensweiten Finanzinfrastruktur
Die Einführung von Zuora Billing und Revenue bei Asana stellte eine grundlegende Transformation der Finanzoperations-Infrastruktur dar. Die Fähigkeit der Plattform, hybride Geschäftsmodelle nahtlos abzubilden, war entscheidend, wie Sanghvi betont,„Man kann seine PLG-Strategie nicht vernachlässigen, nur weil man auf Sales-Led Growth umstellen möchte.“Die Implementierung adressierte gleichzeitig mehrere kritische Bereiche. Für die Abrechnungsprozesse automatisierte Zuora die komplexen Kalkulationen, die für mehrjährige Verträge mit Preisrampen, Mengennachlässen sowie gemischten Sitzplatz- und Verbrauchsmodellen erforderlich sind. Die native Unterstützung der Plattform für unterschiedliche Zahlungsmethoden ermöglichte es Asana, globale Unternehmenskunden zu bedienen, die ACH, SEPA und Überweisungen verlangen.Die Automatisierung der Umsatzrealisierung durch Zuora Revenue erwies sich als transformativ für Compliance und operative Effizienz. Die Plattform übernahm eigenständig die SSP-Zuweisungen für Multi-Element-Verträge, verarbeitete Vertragsänderungen und stellte die Einhaltung von ASC 606 sicher, womit die manuellen, tabellenbasierten Prozesse des Finanzteams entfielen.Die CRM-Integration verschaffte den Vertriebsteams in Echtzeit Zugang zu Preisdaten und Abonnementdetails, was die Angebotserstellung erheblich beschleunigte und die Genauigkeit verbesserte.„Vertriebsmitarbeitende können jetzt schneller genaue Angebote erstellen und Abschlüsse effizienter erzielen,“bemerkt Sanghvi.„Vor Zuora war unser Finanzteam ständig mit manuellen Aufgaben ausgelastet: komplexe Verträge verwalten, unterschiedliche Daten abgleichen, Abrechnungsfehler korrigieren. Die Automatisierung durch Zuora hat sie davon befreit und ermöglicht, sich auf strategische Analysen und Optimierungen zu konzentrieren. Wir haben die Zahl unserer automatisierten Workflow-Aufgaben verdoppelt.“— Sid Sanghvi, Leiter Finance Business Applications, Asana
Operative Exzellenz als Grundlage für strategisches Wachstum
Die Auswirkungen der Zuora-Implementierung waren in vielen Geschäftsbereichen transformativ. Operativ hat Asana deutliche Effizienzsteigerungen erzielt, während manuelle Fehler und Nacharbeiten reduziert wurden. Die Automatisierung hat die Produktivität der Billing- und Revenue-Teams signifikant erhöht und ermöglicht, mit deutlich gestiegenem Transaktionsvolumen mehr zu leisten. Das Finanzteam, das zuvor von reaktiven operativen Aufgaben beansprucht wurde, kann sich nun auf strategische Initiativen zur Unternehmensentwicklung konzentrieren.Aus Produktinnovation-Sicht hat Asana die Markteinführung neuer Angebote erheblich beschleunigt. Die Plattform ermöglicht es nun, jährlich mehr als 30 neue Produkt-Tarifpläne einzuführen (vorher 10–15 pro Jahr), wobei die Time-to-Market von 2–3 Monaten auf wenige Wochen gesunken ist. Diese Agilität war besonders für die KI-Studio-Angebote von zentraler Bedeutung, da sich Preismodelle dort schnell ändern.Auch die Effizienz bei Audits hat sich bemerkenswert verbessert: Die Gesamtauditbelastung des Finanzteams wurde um etwa 20–25 % reduziert. Automatisierte Umsatzkontrollen ermöglichen den Wechsel von manuellen Prozessprüfungen zu effizienteren Systemprüfungen und schaffen so eine bessere Basis für die Verhandlung jährlicher Auditgebühren und langfristiger Kosteneinsparungen. Mit Blick auf die Zukunft,„Zuora ist nicht einfach nur ein Abrechnungs- oder Umsatzsystem; es ist ein entscheidender Enabler für Asanas Zukunft. Wenn wir die Expansion in neue globale Märkte mit mehreren Organisationen planen und noch innovativere Monetarisierungsmodelle erschließen, bietet Zuora das flexible, zuverlässige Fundament, das gewährleistet, dass wir effizient skalieren können, ohne finanzielle Kontrolle oder Compliance zu kompromittieren.“„Zuora ist die strategische Investition, die Wachstum ermöglicht, statt es zu begrenzen. Sie verwandelt Ihr Finanzteam vom reaktiven Kostenfaktor zum proaktiven Business Enabler, sodass Sie mit Zuversicht innovieren und global skalieren können.“ ###CEND###