„Es kommt nicht in Frage, dass wir nicht dieselbe Technologie nutzen, die wir bereits erfolgreich bei unseren Kunden implementiert haben. Wir mussten mit gutem Beispiel vorangehen und selbst ein Leuchtturm-Kunde werden.“
– Todd E. McElhatton, Chief Financial Officer, Zuora
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Der Kunde
Zuora ist ein Softwareunternehmen, das die Monetarisierungstechnologie und das Fachwissen bereitstellt, die Unternehmen benötigen, um ein modernes Geschäft aufzubauen, zu betreiben und zu skalieren. Die speziell entwickelte Zuora Monetization Suite bietet flexible Softwarelösungen für Preisgestaltung und Paketerstellung, Abrechnung, Zahlungen und Umsatzrechnungslegung – alles darauf ausgelegt, Unternehmen weltweit bei der Weiterentwicklung von Monetarisierungsstrategien zu unterstützen, die auf wiederkehrenden Kundenbeziehungen basieren. Gegründet im Jahr 2007, haben wir unseren Hauptsitz im Silicon Valley und sind derzeit in Amerika, EMEA und APAC tätig.
Die Herausforderung
Zuora stand vor einem langwierigen Abschlussprozess für Umsatzerlöse von mindestens 15 Tagen, was häufig dazu führte, dass Teammitglieder lange Arbeitszeiten und Wochenendarbeit leisten mussten. Das Revenue Accounting Team sah sich zudem mit steigenden Kosten aufgrund manueller Prozesse und Prüfungsgebühren konfrontiert. Darüber hinaus führte ein Jahrzehnt angesammelter technischer Schulden dazu, dass unser System weniger skalierbar wurde und es erschwerte, Echtzeitdaten für Prognosen und Anpassungen zu erhalten. Das alte System führte außerdem zu einem zunehmenden Bedarf an individuellen Anpassungen, was kommerzielle Geschäftsabschlüsse verkomplizierte und die Markteinführung verlangsamte.
Die Lösung
Das Revenue Accounting Team von Zuora begab sich auf den Weg, als erstes Team die Implementierung mit den leistungsstarken Echtzeitdatenfunktionen von Zuora Revenue zu aktualisieren. Zuora konnte dadurch die Abrechnungs- und Umsatzprozesse optimieren und sicherstellen, dass Daten nahtlos zwischen den Systemen fließen, was zu einem optimierten Quote-to-Revenue-Prozess führte. Das verbesserte System machte zudem individuelle Anpassungen überflüssig und ermöglichte es uns, schnell auf neue Geschäftsmodelle und Preisstrategien zu reagieren.
Die Vorteile
Das Revenue Accounting Team von Zuora übertraf die ursprünglichen Effizienzziele und verkürzte die Abschlusszeit auf 4 Tage – eine Verbesserung von über 70 %. Manuelle Arbeit und damit verbundene Fehler wurden minimiert, was das Prüfungsrisiko und die Kosten senkte, den Stress der Mitarbeitenden reduzierte und die Arbeitszufriedenheit steigerte, sodass es 2023 keine Mitarbeiterfluktuation gab. Die aktualisierte Implementierung ermöglichte den Echtzeit-Datenaustausch zwischen Zuora Billing und Revenue, was die Unterstützung für mehr Vertragsstrukturen sowie eine verbesserte Abbildung komplexer Umsatzströme bedeutete. Mit einem branchenführenden Revenue-Subledger verfügt Zuora nun über zusätzliche Echtzeiteinblicke und verbesserte Prognosen für variablere Umsatzmodelle.
„Als Chief Accounting Officer möchte ich zu sinnvollen kommerziellen Initiativen ‚ja‘ sagen können. Daher müssen wir in der Lage sein, neue Geschäftsmodelle, Produkte und Angebote zu unterstützen. Mit Zuora Revenue sind wir agiler und können das Unternehmen besser unterstützen, sodass wir uns an Kundenanforderungen anpassen und schnell auf den Markt gehen können.“
Modernisierung des Revenue Accounting bei Zuora
Für alle SaaS-Unternehmen ist die Fähigkeit, die Prozesse im Revenue Accounting zu optimieren, Innovationen voranzutreiben und zu skalieren, nicht nur vorteilhaft – sie ist entscheidend. Aus diesem Grund hat Zuora im Jahr 2017 Leeyo RevPro übernommen, um eine All-in-One-Lösung zur Automatisierung von Finanzprozessen zu schaffen.
Das Revenue Accounting Team von Zuora erkannte die Bedeutung einer zukunftssicheren Strategie und begab sich auf den Weg, als erstes die Implementierung mit den leistungsstarken Echtzeitdatenfunktionen von Zuora Revenue zu aktualisieren.
Mit dem bevorstehenden Börsengang und der Einführung von ASC 606 wurde dieses moderne Revenue Subledger – mit mehr Automatisierung, besseren Kontrollen sowie genauerer Berichterstattung und Prognose – zum entscheidenden Faktor für unseren zukünftigen Erfolg.
Dieses Vorhaben bedeutete mehr als nur eine Systemaktualisierung – es ging darum, unseren Ansatz im Revenue Management grundlegend zu transformieren, um unsere dynamischen Geschäftsmodelle und wachsenden Anforderungen zu unterstützen.
Das Ergebnis? Unser Revenue Accounting Team konnte die Abläufe optimieren, die Effizienz steigern sowie Transparenz und Unterstützung für variablere und komplexere Umsatzströme verbessern – ein Gewinn für das gesamte Unternehmen.
Ein wesentlicher Fortschritt mit Zuora Revenue war die Verringerung manueller Tätigkeiten und damit verbundener Fehler, was dazu beitrug, Prüfungsrisiken und -kosten zu senken. „Während die meisten Kosten im aktuellen Inflationsumfeld steigen, konnten wir unsere gesamten Prüfungskosten im Zusammenspiel mit unseren Prüfern um 7 % senken. Das ist das erste Mal in meiner Laufbahn, dass ich eine Verringerung der Prüfungskosten erlebe“, sagt Matt Dobson, Chief Accounting Officer, Zuora.
Durch die Aktualisierung unserer Zuora Revenue Implementierung konnte das Revenue Accounting Team die Abläufe so optimieren, dass mehr Geschäftsmodelle und Vertragsstrukturen unterstützt werden – ein entscheidender Aspekt, um sich neuen Preis- und Paketierungsstrategien anzupassen und zugleich Echtzeiteinblicke und verbesserte Prognosen zu ermöglichen.
Out-of-the-Box-Verbesserungen
- Variable Vergütungsbestandteile lassen sich problemlos übernehmen
- Neu gestaltete Abonnementstruktur für Konten
- Überarbeiteter Produktkatalog und Implementierung von vorkalkulierten Listenpreisen
- Verbesserte Unterstützung für Ramp Deals
- Unterstützung von nicht standardisierten Deals in Echtzeit hinzugefügt
- 100% Unterstützung für Bundling und Unbundling integriert
- Automatisierte Multi-Order-Aktionen und Vertragsänderungen
- Verbesserte Umsatzberichterstattung und Analysen